日々受け取る領収書、そのまま保存していればいいのか迷ったことはありませんか。実は保存の仕方には「紙のままもらった領収書」と「メールやクラウドサービスでやり取りした請求書・領収書」とで、異なるルールがあります。この記事では、個人事業主が押さえておきたい領収書の保存方法と、電子帳簿保存法（国税に関する帳簿・書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律のことです）の基本を整理します。
まず、帳簿・書類はどれくらいの期間保存すればいいのか
領収書の保存方法を考える前に、そもそも帳簿や書類をどれくらいの期間保存する必要があるのかを押さえておきます。白色申告（事前の届出をせず簡易な帳簿づけで申告できる方法）か青色申告（事前に税務署へ届出をし、一定の帳簿要件を満たすことで税制上の優遇が受けられる方法）かによって、保存期間の考え方が少し異なります。
白色申告の場合、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）は7年間、それ以外の帳簿（任意帳簿）は5年間の保存が必要です。決算に関する書類や、請求書・領収書などの書類は5年間です。
青色申告の場合、帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳など）は7年間の保存が必要です。書類のうち、決算関係書類（損益計算書・貸借対照表・棚卸表など）は7年間、領収書・預金通帳など現金の出入りに直結する書類も原則7年間ですが、前々年分の事業所得・不動産所得の金額が300万円以下の場合は5年間で構いません。請求書・見積書・契約書といったその他の書類は5年間です（詳しくは国税庁「帳簿の記帳・保存義務があります！」参照）。ご自身がどちらに該当するか分からない場合は、確定申告の際に税理士等へ確認しておくと安心です。
| 白色申告 | 青色申告 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 法定帳簿7年間／任意帳簿5年間 | 7年間 |
| 決算関係書類（棚卸表等） | 5年間 | 7年間 |
| 領収書・預金通帳等（現金の受け渡しに関する書類） | 5年間 | 7年間（前々年の所得が300万円以下の場合は5年間） |
| 請求書・見積書・契約書等 | 5年間 | 5年間 |
紙で受け取った領収書は、紙のまま保存してよい
お店や取引先から紙で受け取った領収書は、そのまま紙で保存すれば問題ありません。スキャンしてデータ化する義務はなく、電子帳簿保存法にはスキャナで読み取ってデータとして保存する「スキャナ保存」という制度もありますが、これはあくまで事業者が選べる任意の制度です。紙の書類を紙のまま保存する分には、特別な手続きは必要ありません。
紙の領収書を処分して、スキャンだけ残すのは慎重に
紙のまま保存する分には特別な手続きは不要ですが、「紙を処分して、スキャンした画像データだけを残したい」という場合は話が別です。この場合は「スキャナ保存」という制度の対象になり、電子取引データと同じような改ざん防止のための措置（タイムスタンプの付与等）や、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくことなどの要件を満たす必要があります。単にスマホで撮影して画像フォルダに入れておくだけでは、この要件を満たしたことにはならない場合があるため、紙を処分するかどうかは、保存要件を確認したうえで判断することをおすすめします。迷う場合は、紙とスキャンデータの両方を残しておくのが最も安全な進め方です。
メールやクラウドサービスでやり取りした領収書は、データのまま保存が必須
一方で注意が必要なのが、最初からデータでやり取りした請求書・領収書等です。メールに添付されたPDFの請求書や、クラウドサービス上で発行された領収書など、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書に相当するデータをやり取りした場合（これを電子取引データといいます）は、そのデータのまま保存することが義務付けられています。紙に印刷して保存するだけでは、保存義務を果たしたことになりません。受け取った場合だけでなく、自分が発行して送った場合も、同じように保存が必要です。
電子取引データ、どう保存すればいいのか
電子取引データを保存する際は、次の3点を満たす必要があります。
- 改ざん防止のための措置をとること。タイムスタンプを付与する、訂正・削除の履歴が残るシステムでデータをやり取り・保存する、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る、といった方法があります。事務処理規程は費用をかけずに導入できる方法で、規程のサンプルは国税庁のホームページで公開されています。
- 「日付・金額・取引先」で検索できるようにすること。
- データを表示・出力できるよう、ディスプレイやプリンタ等を備え付けておくこと。
なお、保存するファイル形式は問われないため、PDFに変換したものやスクリーンショットでも問題ありません。
検索要件を満たすための簡易な方法
「日付・金額・取引先で検索できるようにする」と聞くと専用のシステムが必要に思えますが、専用システムを導入していなくても、次のいずれかの方法で対応できます。
- 表計算ソフト等で索引簿を作成する方法。連番・日付・金額・取引先・備考の列を作り、表計算ソフトの機能で検索できるようにします。
- データのファイル名に規則性を持たせる方法。「日付_金額_取引先」の順でファイル名を付け、特定のフォルダにまとめておくことで、フォルダの検索機能を使って探せるようにします。
どちらも特別なソフトを新たに購入せずに始められる方法です。日々の領収書・請求書の量がそれほど多くない開業間もない時期であれば、まずはこうした簡易な方法から始めて、事業規模が大きくなってから会計ソフトの機能を活用する、という進め方でも問題ありません。
小規模事業者向けの猶予措置もある
基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下の事業者など、一定の条件に当てはまる場合は、改ざん防止措置や検索要件をすべて満たせていなくても、電子取引データそのものを保存しておき、税務調査等の際に税務職員からダウンロードを求められたら応じられるようにしておけば、原則的なルールに従った保存とみなされる猶予措置があります（詳しくは国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」参照）。開業したばかりで事務処理の体制が整っていない場合でも、まずはデータを消さずに残しておくことが第一歩になります。
保存を怠るとどうなるか
電子取引データを正しく保存していなかった場合、それだけで罰則が科されるわけではありませんが、税務調査の際に経費として計上した金額の根拠を示せなくなるおそれがあります。領収書や請求書は、支払った経費が実際にあったことを裏付ける資料です。保存の形式が整っていないと、せっかく正当な経費であっても、調査の際に説明に手間取ったり、経費として認められにくくなったりする可能性があります。日々の量が少ないうちに、保存のルールを決めておくと後が楽になります。
まとめ
領収書の保存方法は、紙で受け取ったものは紙のまま、データでやり取りしたものはデータのまま保存するのが基本です。電子取引データの保存には検索要件などのルールがありますが、表計算ソフトでの索引簿作成やファイル名の規則化といった、特別な費用をかけない方法でも対応できます。開業したばかりで何から手をつければよいかわからない方は、まず「日付_金額_取引先」でファイル名を統一する、というところから始めてみてはいかがでしょうか。創業1年目の経理、何から始めるべきかもあわせてご覧いただくと、日々の経理の全体像がつかみやすくなります。